Wat de inspectie wil zien

De vraag is niet of het goed ging

Bij een calamiteitenonderzoek of een audit is de vraag zelden of de uitkomst goed was. De vraag is of je kunt laten zien wie wat wanneer besloot, en waarop dat besluit steunde.

Dat vraagt vastlegging op het moment zelf, niet een reconstructie achteraf.

Wat wij per besluit vastleggen

• Tijdstip. Wanneer de melding binnenkwam en wanneer het besluit viel.
• Naam. Wie er dienst had en wie belde.
• Grondslag. Welke vooraf vastgelegde afspraak of welk consult het besluit onderbouwt.
• Uitkomst. Wat er is gedaan en wat er is overgedragen.

Waarom het alternatief zwakker is

Wordt de manager om 03:00 gebeld, dan is er meestal geen vastlegging. Het besluit zit in het hoofd van iemand die daarna weer gaat slapen, en de motivering verdwijnt. Bij een incident begint het reconstrueren uit geheugen en losse berichten.

Meer partijen buiten kantooruren betekent hier dus niet minder grip, maar meer, mits elke stap wordt vastgelegd.